Trend w projektowaniu biur: cyfrowe martwe strefy.

Jak urządzimy nasze biura w tym roku? Nowoczesne przestrzenie biurowe muszą dostosowywać się do stale zmieniających się potrzeb pracowników i odpowiadać na pandemię, wielomiesięczną pracę zdalną i hybrydowe modele pracy. Powinny m.in. ułatwiać pracownikom skupienie się w martwych cyfrowo strefach sprzyjających głębokiej pracy.

Popularnym trendem w projektowaniu biur jest tworzenie cyfrowo martwych stref, w których pracownicy mogą zaangażować się w "głęboką pracę" (deep work) poprzez odcięcie się od Internetu. Kiedy możesz całkowicie skupić się na zadaniu, bez rozpraszania uwagi, takiego jak media społecznościowe czy poczta e-mail, będziesz w stanie wykonać najtrudniejsze zadania szybciej i wydajniej.

Dlaczego jest to takie ważne?

Głęboka praca staje się dziś rzadkim towarem. Od dłuższego czasu nasza zdolność do głębokiej pracy powoli zanika. Nie jesteśmy w stanie skupić się na jednej rzeczy przez dłuższy czas lub bronić się przed coraz większą ilością bodźców. Wielozadaniowość i efektywność nie zawsze idą w parze. Nie mamy czasu ani spokoju, by skupić się na trudnej, kreatywnej czy analitycznej pracy. Sięgamy po telefon 150 razy w tygodniu, sprawdzając wiadomości, czatując ze znajomymi, lajkując... Musimy lub chcemy być w mediach społecznościowych, a jest ich coraz więcej. Wielu z nas cierpi również na FOMO (Fear of Missing Out), czyli strach przed przegapieniem ważnych wydarzeń. Strach przed "odłączeniem" (wypadnięciem ze strumienia informacji), a także poczucie, że ominęło nas coś ważnego, gdy nie jesteśmy online. Wszystko to nie sprzyja głębokiej pracy ani wydajności. Sposobem na wyjście z tego może być cyfrowy minimalizm, przejawiający się nie tylko w obecnych trendach w projektowaniu biur, ale także w "pracy pod dachem".

Cyfrowy minimalizm

W przeszłości pracodawcy stosowali różne metody kontrolowania i wywierania presji na pracowników, aby nie "surfowali po Internecie w celach prywatnych w godzinach pracy". Doszliśmy do punktu, w którym od pracowników wymaga się obecnie ograniczenia dostępu do zasobów cyfrowych, aby mogli być produktywni. Cyfrowy minimalizm, który jest zarówno modny, jak i konieczny, przejawia się w różnych działaniach. W Polsce ponad połowa posiadaczy smartfonów jest świadoma tego problemu i korzysta z aplikacji, które czasowo wyłączają ich urządzenie lub ograniczają dostęp do sieci. Usuwamy telewizory z sypialni i nie zabieramy telefonów do łóżka. W pracy oczekujemy cyfrowej martwej strefy, która pozwoli nam skupić się na zadaniach i wykonać je jak najszybciej.

"Martwa strefa" w biurze

Cyfrowa martwa strefa to pomieszczenie w biurze, w którym nie ma dostępu do Internetu ani telefonu. WiFi firmy nie dociera do tego obszaru, przestrzeń została wyciszona, a pracownicy, którzy zamierzają tam pracować, nie przynoszą do strefy swoich telefonów komórkowych. Celem jest ograniczenie bodźców zewnętrznych, aby ułatwić koncentrację na konkretnym zadaniu. Tego typu przestrzeń, którą tworzy głęboka praca, można łatwo zaaranżować w akustycznej kabinie biurowej z oferty Hushoffice.

Czytaj także: JOMO - jak efektywnie pracować w dobie pracy hybrydowej

Zdjęcie: HushWork, głęboka przestrzeń robocza, którą można skonfigurować jako cyfrową martwą przestrzeń

Kilka niepokojących statystyk

Odblokowujemy nasze telefony co kilka minut w ciągu dnia. Syndrom FOMO dotyka ponad 70% użytkowników Internetu, głównie mężczyzn. Jedna trzecia osób korzysta z mediów społecznościowych w sytuacjach, w których nie powinni tego robić (prowadzenie samochodu, spotkania rodzinne lub biznesowe, a ostatnio także telekonferencje). Internetowe rozpraszacze zabijają produktywność i uniemożliwiają nam głęboką pracę. Przeciętnemu pracownikowi zabierają setki godzin rocznie. Wszystko to może wydawać się niepokojące, ale w kontekście dzisiejszego świata łatwo zrozumieć, dlaczego głęboka praca stała się supermocarstwem.

Praca głęboka - wymaga "treningu"

Cal Newport stworzył koncepcję pracy głębokiej. Praca głęboka jest definiowana jako wymagająca dużego wysiłku umysłowego aktywność wykonywana w strefie maksymalnej koncentracji (bez cyfrowych lub fizycznych zakłóceń) z maksymalnym wykorzystaniem zdolności poznawczych. Praca głęboka może prowadzić do poprawy umiejętności lub tworzenia nowych wartości. Praca głęboka to intensywny i wyjątkowy proces, w przeciwieństwie do pracy płytkiej. Nie wymaga ona maksymalnej koncentracji ani wysiłku umysłowego. Są to powtarzalne czynności o niewielkiej wartości w porównaniu do pracy głębokiej.

Aby usprawnić swoją pracę i pracować bardziej efektywnie, trzeba wykonać głęboką pracę. Niestety, nie jest to łatwe zadanie. Dzieje się tak dlatego, że nasz mózg "preferuje" płytką pracę. Głęboka praca musi być "wymuszona", a to nie jest możliwe w dzisiejszym świecie (Internet rozprasza pracę hybrydową, hałas w biurach itp.) Stąd m.in. idea cyfrowych "martwych stref" w firmach, które wspierają produktywność i rozwój swoich pracowników. Co jeszcze możemy zrobić? Nie wystarczy być w strefie.

• Wielozadaniowość to strata czasu. Skup się na jednym zadaniu. Robienie kilku rzeczy jednocześnie jest nieefektywne.
• Zaplanuj swoją pracę. W innych okolicznościach spontaniczność i improwizacja mogą być korzystne. W tym przypadku jest mało prawdopodobne, aby służyły one jakiemukolwiek celowi i spowodują jedynie rozproszenie uwagi i stratę czasu.
• Poprawi to koncentrację. Usuń niepotrzebne przedmioty z biurka i pomieszczenia, w którym pracujesz.
• Skoncentruj się na tym, co ważne, wyznacz sobie cel (i jeśli to konieczne, podziel go na mniejsze cele), unikaj robienia czegokolwiek, co nie przybliża cię do celu i monitoruj swoje postępy.
• Przyjmij system, z którym czujesz się komfortowo. Możesz pracować w trybie głębokim przez cały dzień lub naprzemiennie z pracą płytką, albo przypisać pracę głęboką tylko do określonych dni.
• Nie przerywaj wykonywanego zadania ani nie skupiaj się na nim przez co najmniej dwadzieścia do trzydziestu minut. Mózg musi się "rozgrzać", zanim będzie mógł "wrzucić wyższy bieg".
• Może to być cokolwiek: pozycja ciała, miejsce pracy, spożywany napój.... Może to być cokolwiek - pozycja ciała, miejsce pracy lub spożywany napój ....

Ważne jest, aby nauczyć się głębokiej pracy i trenować tę umiejętność, aby jej nie zapomnieć. Ludzie, którzy wykonują dużo płytkiej pracy, w końcu stracą zdolność do wykonywania głębokiej pracy.