Przygotowanie sali konferencyjnej do prowadzenia rozmów wideo i wideokonferencji

Wideokonferencje i połączenia wideo stały się standardową częścią biura. Istnieje wiele powodów, dla których rozmowy wideo są obecnie standardową formą komunikacji. Począwszy od dostępności technologii, która zapewnia nieprzerwane rozmowy, poprzez globalizację, przejście na pracę zdalną, aż po sytuację epidemiologiczną. Jedno jest pewne: nowoczesne sale konferencyjne powinny być przystosowane do wideorozmów. W jaki sposób? Podpowiadamy.

Jak urządzić nowoczesną przestrzeń konferencyjną?

W niemal wszystkich firmach sala konferencyjna jest koniecznością. To właśnie tam odbywa się większość spotkań, zarówno w swoim gronie, na przykład briefingi i spotkania, jak i z klientami i kontrahentami. Podczas urządzania należy wziąć pod uwagę dwa ważne aspekty:

1. Sala wideokonferencyjna jest wizytówką firmy.
2. Funkcjonalność - To tutaj odbywają się spotkania, które mogą trwać wiele godzin. Dlatego ważne jest, aby zapewnić uczestnikom komfort, bez względu na sposób prowadzenia spotkania.

Trzecią kwestią jest stworzenie prywatnej przestrzeni do dyskusji. Osoby postronne nie powinny mieć możliwości słyszenia dyskusji wideokonferencyjnych. Jest to ważne zarówno ze względu na poufność rozmowy, jak i komfort pracowników, którzy znajdują się w sąsiednich pomieszczeniach. Podczas projektowania takiej przestrzeni należy wziąć pod uwagę kwestie akustyczne. Istnieje wiele opcji technicznych, które łączą estetykę z funkcjonalnością i odpowiednią akustyką.

Panele akustyczne są skutecznym sposobem na zmniejszenie zakłócającego pogłosu.

Czy w biurze znajduje się wystarczająco duża sala do wideokonferencji? Czy jest to wnętrze z wysokimi sufitami? Przyczyną może być pogłos. Fale dźwiękowe rozchodzące się na dużej przestrzeni mogą dawać wrażenie "echa". Spotkania twarzą w twarz są już problematyczne. Dopiero podczas wideokonferencji staje się to problemem.

Pamiętaj, że nawet niewielkie zniekształcenia w dźwięku "na żywo" mogą zostać zniekształcone jeszcze bardziej przez opóźnienia w transmisji danych, w wyniku czego rozmowa staje się niezrozumiała dla partnera na przeciwległym końcu linii. Nawet jeśli treść jest dość wyraźna, zakłócenia mogą obniżyć poziom komfortu rozmowy. Może to prowadzić do mniej pozytywnego nastawienia kontrahenta, co utrudnia pomyślne negocjacje.

Sprawdź: Panele akustyczne napowietrzne - dlaczego powinieneś je zainstalować

Panele akustyczne mogą być stosowane w celu zmniejszenia pogłosu.

Jak działają panele akustyczne?

Panele akustyczne Contrato pozwalają na wytłumienie pomieszczenia. Można je zamontować na ścianach sali konferencyjnej oraz, w celu zatrzymania pogłosu, na suficie. Nie muszą zajmować całej przestrzeni. Niewiele paneli zawieszonych w artystyczny sposób doda "smaczku", jednocześnie zapobiegając zakłócaniu hałasu.

Zdjęcie ściennego panelu akustycznego źródło: contracto.pl

Kabina akustyczna - komfort i wygoda podczas pracy indywidualnej lub spotkań biznesowych

Wideokonferencje najlepiej przeprowadzać w dużej sali konferencyjnej dla większej grupy. Przykładowo, zespół pracowników z Twojej firmy może skonsultować się z ekspertami z firmy wykonawczej, aby ustalić kolejne kroki. Jeśli rozmowa ma się odbywać w małej grupie lub jeden na jeden, wówczas lepsza będzie mniejsza, bardziej kameralna przestrzeń, np. pokój akustyczny.

Kabina tego typu, zwłaszcza obudowana, może być zainstalowana nawet w pomieszczeniu o otwartym planie. Daje ona rozmówcy możliwość wniesienia laptopa i odizolowania się podczas poufnej dyskusji.

Dowiedz się więcej o akustyce dużych pomieszczeń i sposobach ich wygłuszania.

Jednoosobowa budka telefoniczna

Jednoosobowa budka jest idealna do krótkich, jednoosobowych rozmów. Jest kompaktowa, zapewnia doskonałą izolację akustyczną i sprzyja koncentracji. To świetny sposób na uniknięcie pogłosu i możliwości usłyszenia rozmowy przez osoby trzecie.

Kabina akustyczna - Wieloosobowa sala wideokonferencyjna

Kabina akustyczna to dobry kompromis pomiędzy dużą salą konferencyjną a jednoosobową kabiną. Jest większa niż standardowa budka telefoniczna w biurze, ale w zależności od projektu może pomieścić więcej osób. Kabina może być wyposażona w stół z wygodnymi siedzeniami, dzięki czemu więcej osób może dołączyć do rozmowy, zarówno twarzą w twarz, jak i przez Skype lub Zoom. Taka budka może być używana jako alternatywa dla mniejszej sali konferencyjnej, co jest idealne dla poufnych spotkań.

Sale konferencyjne na zamówienie

Projekt może być pod każdym względem dostosowany do indywidualnych oczekiwań klienta, niezależnie od tego, czy będzie to sala wideokonferencyjna, czy kabina dźwiękoszczelna. Contrato pozwala na uzgodnienie:

• Projekt obiektu, w tym jego kolorystyka może np. ujednolicić system identyfikacji wizualnej marki.
• Wielkość budki telefonicznej do biura lub większej akustycznej - może być dostosowana do ograniczeń przestrzennych w biurze.
• Wyposażenie wnętrza i układ: dźwiękoszczelne budki biurowe są dostępne w różnych konfiguracjach, aby spełnić potrzeby wideokonferencji, a także normalnych rozmów.

Pamiętaj, że cena za obudowę akustyczną zależy również od specyfiki Twojego projektu. Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby omówić szczegóły techniczne i uzyskać wycenę.